Управление на изпълнението и представянето във фасилити мениджмънта. Топ Ключови показатели на изпълнението (КПИ).

Управление на изпълнението и представянето във фасилити мениджмънта. Топ Ключови показатели на изпълнението (КПИ).

Управление на изпълнението (Performance Management) може да се определи като процес, чрез който дружеството управлява оперативната си дейност в съответствие със своите корпоративни цели и функционални стратегии.  Във фасилити мениджмънта (ФМ), целта на този процес е да създаде интегрирана система за контрол, в която корпоративните и функционални стратегии се прилагат спрямо всички фасилити процеси, дейности, услуги, задачи и персонал. Ключов компонент на контрола е осигуряването на обратна връзка и информация, чрез система за измерване на постигнатите резултати.  Измеримите показатели за постигане на желаното ниво от резултати във фасилити мениджмънта се наричат Ключови показатели на изпълнението (КПИ). Крайната цел на този процес е да се оптимизира функционирането на фирмата и да се даде възможност за вземане на информирани и ефективни управленски решения.

Ако не можете да измерите нещо, не можете и да го управлявате.

„Измерването е първата стъпка към контрола и евентуално към подобряването. Ако не можете да измерите нещо, не можете и да го разберете.  Ако не може да разберете нещо, не можете да го контролирате. Ако не можете да контролирате нещо, не може да го подобрите.“

Тази теза на Джеймс Харингтън е в сърцевината на съвременното управление на изпълнението и системата на КПИ. За да се постигнат високи резултати при фасилити мениджмънта, лидерите трябва да изградят конкретна рамка за оценка и анализ, която да интегрира световно признатите стандарти за качество на ФМ услугите с КПИ със стратегията на компанията или организацията. 

Конкурентни предимства на фирмите-лидери в управление на изпълнението

Споделена цел на успешните фасилити мениджъри е осигуряването на услуги с най-високо качество. Водещите компании в бранша се отличават на първо място, с професионална ангажираност към крайния клиент/потребител; второ, със способността систематично да осигуряват ефективни и икономически ефикасни услуги и трето, способстват за изграждане на култура на непрекъснато усъвършенстване. Кои са характеристиките, които отличават лидерите във фасилити мениджмънта, постигащи отлично качество в представянето и изпълнението? 

  • Непрекъснато подобряват оперативната ефективност и ефикасност;
  • Системно оптимизират разходите;
  • Проактивно усъвършенстват изпълнението на бизнес процесите;
  • Постигат максимална възвръщаемост на инвестицията (ROI);
  • Намаляват на общите разходи на притежаване на актива (ОРП);
  • Повишават стойността на актива и удължават жизнения му цикъл;
  • Непрекъснато наблюдава и контролират високото качество на изпълнението;
  • Систематично привличат, задържат и развиват най-добрите служители.

ФМ Ключови показатели на изпълнението

За да постигнете високо качество във ФМ е необходима постоянна оценка на текущото състояние на ФМ функциите, с оглед дефинирането на силните и слабите страни на представянето. Основен инструмент за това е работещата система от КПИ.

„Не всичко, което може да бъде измерено е важно … и не всичко, което е важно може да бъде измерено.“ - Уилям Камерън

Поради интердисциплинарния и комплексен характер на фасилити мениджмънта, както и значителния обхват на бизнес услугите, които се предоставят е почти невъзможно да се документират изчерпателно всички КПИ. Затова, представям списък от 17 водещи ключови показатели на изпълнението, който отразява както моя професионален опит, така и проучванията на съвременните добри практики реализирани от IFMA, Euro FM и The KPI Institute. Кои са най-често използваните КПИ във фасилити мениджмънта? 

 

Топ ФМ КПИ

 
  • € Брутни ФМ разходи/1 м² РЗП, годишно, ОРП (TCO)
  • % Норма на възвръщаемост на инвестицията, (ROI)
  • € Оперативни разходи на имота/1 м² РЗП/1 наемател или ползвател
  • € Капитални разходи на имота/1 м² РЗП - €/м²
  • % Разходи за поддръжка спрямо разходи за подмяна на актива
  • € Разходи за енергийно потребление/1 м² РЗП / 1 наемател или ползвател
  • € Разходи за почистване / 1 м² РЗП
  • € Разходи за охрана / 1 м² РЗП
  • % Заетост на нетната етажна площ (НЕП)
  • # Нетна етажна площ/1 работно място или ползвател
  • % Планирана поддръжка спрямо реактивна поддръжка
  • # Консумация на енергия - kWh/1 м² РЗП
  • % Нетна етажна площ спрямо РЗП
  • # Тонове CO₂ емисии, годишно
  • % Утилизация на пространството
  • % Текучество на персонала
  • %Текучество на клиенти с абонаментен договор

 

Правила на КПИ

Кои са базисните правила при разработването, определянето и прилагането на КПИ във фасилити мениджмънта? (Инфографика №1) КПИ е:

  • Конкретен и ясен - КПИ трябва да е ясен и разбираемо дефиниран. Избягвайте използването на управленски жаргон. Необходима е яснота - какво точно измерва КПИ. Дефинирането трябва да е прието с консенсус от цялата организация за да се избегнат различни интерпретации.
  • Измерим -  КПИ трябва да измерва конкретна, фактическа стойност, която е сравнима с целевата (планирана) стойност. Затова, международния стандарт за наименованието на КПИ поставя в началото символ на мерната единица. Например: € Стойност на разходите; % Процент на заетост; # Брой на заявките за поддръжка.
  • Постижим – Всеки КПИ трябва да е реалистичен и да установява корпоративен стандарт или норма, които са постижими. Няма нищо по-обезкуражаващо от усилията за постигане на нереалистични цели.
  • Релевантен – КПИ трябва да отразява корпоративната стратегия и да е значим за определената сфера от услуги или дейности. Безполезно е измерването на незначителни или слабо релевантни показатели за съответната  услуга.
 
  • Ограничен във времето – Всеки КПИ има значение,  само когато се разглежда в границата на определен срок. Например: С лидерството на Фасилити мениджъра, да се намалят с 10% общите разходи на притежаване до края на финансовата година.
  • Балансиран – Интегрираната система от КПИ трябва да е балансирана, да измерва както качество, така и количество; както ефективност, така и ефикасност; да включва както обективни измервателни методи, така и да отчита субективни възприятия и мнения (Например: Степен на удовлетвореност на ползвателите; Ниво на ангажираност на служителите).

Инфографика №1

Това представлява Първа част на настоящата статия. В следващия брой ще бъде публикувана и Втора част, която ще разглежда специфичните КПИ за поддръжка на активите, техники за подбор на КПИ и тяхното приложение.

Мундус Сървисиз АД ©

 

 

 

Споделете тази публикация в:

Последните публикации в Новини